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【流程】怎么干?企業內控流程的建立與梳理(實操案例版)
閱讀次數:1539      更新時間:2015-01-19 09:50:25      作者:admin       來源:本站原創

 在激烈競爭的市場環境中,企業運作的績效表現充滿著不確定性,如何識別可控制風險,已成為企業生存與發展的重要環節。企業內控是企業風險管理的基礎與核心內容新2国际。

財政部等五部委2008522日頒發的《企業內部控制基本規范》(財會[2008]7號)(本文簡稱《內控規范》),自200971日起在上市公司范圍內施行,并鼓勵非上市的大中型企業執行新2国际,這將大大推動國內企業內控管理的進一步提升。

《內控規范》定義的內部控制,是由企業董事會、監事會、經理層和全體員工實施的,旨在實現控制目標的過程。AMT咨詢的觀點是,這些過程涉及到企業人員(或崗位)之間的工作流轉協同、相互約束制衡的關系,因此,執行企業內控目標的過程也稱之為企業內控流程。

一新2国际、企業內控與流程管理有什么關系新2国际?

《內控規范》借鑒COSO《內部控制整合框架》內容,規定企業建立與實施有效的內部控制應當包括相互關聯的五個要素:內部環境、風險評估、控制活動新2国际、信息與溝通、內部監督?!秲炔靠刂普峡蚣堋范x了每個要素均承載了內部控制三個目標:經營目標、財務報告目標和合規性目標新2国际?!秲炔靠刂普峡蚣堋纺P褪瞧髽I的內控目標新2国际、內控要素與組織流程的三維組合,也就是將內控目標和內控要素具體落實到組織流程中,或者說,每個內控項目都是通過組織各層級及其成員按照一定的流程及其作業和任務的要求完成的。

《內控規范》確定的內部控制目標能合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整新2国际,提高經營效率和效果新2国际,促進企業實現發展戰略。要落實內控目標新2国际,必然涉及到企業經營活動中的所有流程新2国际新2国际。因此,企業內控的有效實施必須建立在企業業務流程清晰描述的基礎之上,從具體業務流程中識別關鍵內控節點新2国际,通過合理設置組織機構與崗位,落實內控責任。達到在具體流程環節中,明確內控要求與規則,使流程在合規條件下運轉的要求。

企業建立與實施內部控制要遵循的五個原則與流程體系框架、流程清單、流程責任矩陣新2国际、流程的梳理與優化等企業流程管理工作內容存在著密切的關聯。

二新2国际、企業內控流程如何建立新2国际?

1新2国际、建立企業內控流程新2国际,必須先從企業業務流程的建立和梳理入手。

企業的流程是一系列活動的連接流轉新2国际,一般將流程活動分為兩類:A類是管控類活動(各級別各部門經理人的決策、審批、評審、會審、簽字、授權新2国际、批準等);B類是專業類活動(比如市場調研、發貨、設計等)新2国际。管控活動屬于內控活動,專業活動根據內控要求進行崗位分設制衡的則屬于內控措施(制度要求),內控制度還將對專業活動的作業規范提出要求。

2、企業內控流程的建立與企業業務流程的建立,其描述的方法是一致的,只是兩者關注的重點不同。

企業業務流程體系是從企業所有業務為企業創造價值的角度梳理和建立,而企業內控流程則須對業務流程中的內控關鍵控制點進行描述和要求新2国际。因此可以說,企業內控流程是企業業務流程中落實內控要求的流程子集。其實包括內控體系在內的企業各種管理體系(如質量管理體系等)均要落實到企業具體業務活動(即業務流程)中去執行新2国际。

3新2国际新2国际、內部控制的關鍵控制點主要關注職責分工、實物接觸控制、內部核查、充分的書面記錄、恰當的授權等幾個方面。

以企業的采購與付款端到端流程的管理內控為例,企業內控主要關注采購授權審批新2国际、采購申請審批、采購預算、采購控制、驗收、付款控制新2国际、退貨新2国际、應付賬款等方面新2国际,需要建立相應的內控流程與制度新2国际。

可操作執行的企業內控制度的描述是建立在流程描述基礎上的內控規則的描述新2国际,也是構成流程環節(或節點)知識的重要組成部分。

作者以下面的采購與付款流程為例新2国际,來說明企業流程與內控要求的建立與梳理新2国际。

1)描述采購與付款業務流程新2国际。

書面流程描述通常采用泳道式兩維流程圖,一個維度是職能帶或為部門或為崗位,另一維度為流程的進程。以職能帶為泳道來界定部門或崗位在流程中的職責劃分。采購與付款業務流程的職能帶將包括使用部門、倉儲、采購、質檢、財務等部門,還包括企業高管等決策層。流程將包括采購需求、庫存平衡、采購預算新2国际新2国际、采購計劃、選擇供應商、采購合同、入庫檢驗、入出庫、財務付款等內容,并設置適當審核、審批環節來進行描述。其中的一些流程環節可以細化分解為子流程新2国际,如合同簽訂流程、財務付款流程等新2国际。

2)明確采購與付款的業務目標。

采購與付款流程的業務目標主要包括經營目標、財務報告目標、合規性目標等三個方面。規范采購與付款流程的業務目標是:確保采購業務按規定流程和適當授權進行新2国际,實現預期目標;其財務報告目標是:確保采購與付款業務及其相關會計賬目的核算真實、完整、規范,防止差錯和舞弊,保證賬實相符新2国际,財務會計報告合理揭示采購業務享有的折扣或折讓;其合規性目標是:保證采購及付款業務新2国际、相關采購、招標合同等符合國家有關法律法規要求,確保采購付款以及相關貨幣資金管理符合國家有關部門的法規要求。

3)分析采購與付款的業務風險。

針對業務目標的確定,識別與分析相關主要業務風險。經營風險主要是:由于采購業務流程設計不合理或控制不當,可能導致采購物資數量新2国际、質量及其價格偏離目標要求,或出現差錯和舞弊;財務風險主要是:可能導致會計核算多記、錯記、漏記物資采購成本和應付賬款以及其他應計負債新2国际,造成核算和報表反映不真實新2国际、不完整、不規范新2国际;合規風險主要是:可能導致采購業務處理違反國家有關規定而受到行政處罰或法律制裁。

4)確定并說明采購與付款業務流程的關鍵控制點新2国际。

為了從內部來控制上述業務風險,必須規范采購與付款業務流程的同時,對關鍵控制點進行具體的描述。

采購申請和采購計劃的關鍵控制點是檢查庫存平衡新2国际。符合控制定額的辦理領用(發貨),定額不足的將編制采購計劃新2国际,需要經需求部門領導審核后報采購部門新2国际。

采購部門的采購預算需要經部門領導審核后報高層主管領導審批新2国际。

采購計劃應包括采購價格新2国际、需求時間新2国际、供應商、采購合同、采購物資的技術指標。

選擇供應商時新2国际,需與供應商就價格、交貨周期、付款方式新2国际、供貨質量要求等進行談判確定的,由采購新2国际、財務及相關技術部門等人員組成談判組,提出初步意見,報授權領導審定后由采購部門牽頭談判新2国际;對公司要求實施集中采購的物資新2国际,應按公司的相關規定辦理;屬招標采購范圍的,應組織招標采購。

……

5)采購合同簽訂流程子流程及其關鍵控制點。

采購合同簽訂子流程圖的職能帶將包括供應商、采購部門、法律審核部門、財務部門、質檢及相關技術部門、業務分管高層、財務總監等,流程環節主要有擬定與修改合同、合同審核審定新2国际、合同簽訂、合同存檔備案等新2国际。

采購合同簽訂流程的關鍵控制點:

大宗批量與較重要物資采購必須簽訂合同。由采購部門擬定合同文本后新2国际,送財務、法律和技術等有關部門審核。

財務、法律和技術等有關部門依據職責權限認真審核合同有關條款,提出修改意見交采購部門修改合同文本新2国际。

分管采購業務的領導和財務總監審定合同新2国际,交授權人員簽訂合同。原件留采購部門,副本報財務新2国际、檢驗新2国际、法律等部門備案。

6)采購與付款流程對崗位職責分工的主要內控要求。

不相容職務相分離。主要包括:詢價與確定供應商新2国际、采購合同的訂立與審批、采購與驗收、實物資產的保管與會計記錄、付款審批與執行等職務相分離。

各相關部門之間相互控制并在其授權范圍內履行職責,同一部門或個人不得處理采購與付款業務的全過程新2国际。

上述流程分解過程可以將流程逐級細化到崗位級,因此企業將有大量的流程與相關控制要求。要想管理好、運行好、維護好這些流程,如果不充分利用信息技術系統的支持,就必須大量增加企業管理人員新2国际,并且還有可能降低運作效率。

三、信息技術條件下的企業內控流程如何建立?

企業管理精細化、規范化、標準化越來越需要信息技術的支持,采用流程管理平臺軟件新2国际,將使企業內控管理進入一個新時代新2国际。

流程管理平臺軟件在企業管理中應用后,企業大量制度文件可以無紙化新2国际、制度相關條款(或規則)直接關聯到流程及其相應的節點上新2国际,使流程執行者(崗位)快速直接地查閱到規則要求而按規定操作。也有利于根據企業內控要求快速修訂、調整和部署新的制度條款和新的流程,將極大地支持實現企業管理持續改進新2国际。

下面以某流程管理平臺軟件為例,該流程管理軟件平臺具備有流程繪制、用戶角色、流程協同新2国际、情景設置新2国际、流程發布、指標預警、計分卡、數據表、條例集、業務控制新2国际、成本控制新2国际、文檔管理、任務管理、資源庫管理、版本管理新2国际、故事板應用新2国际、報告和分析等多種功能,支持企業(含內控)流程管理需求新2国际。

流程基本單元的4個主要鏈接以構建從企業戰略管理(包括內控目標)到流程執行和IT接口的集成管理平臺,滿足公司治理、風險控制和合規性(GRC)以及業務連續性管理(BCM)的管理要求,并對接企業信息化(IT)系統,實現“管理+IT”的貫通,提升企業運作效率。

該流程管理軟件平臺通過將業務流程與制度新2国际、條例集、內控與風險點、崗位、信息系統等的有效集成和關聯,可以形成清晰可視系統的內控體系。特別是流程新2国际、制度、條例集之間的關聯互動,為大型組織設計、應用和改進內控體系提供了全面新2国际、快速新2国际、低成本的解決方案新2国际。

通過信息技術平臺建立并運維管理企業的流程庫及其相關的知識庫、規則條例庫、指標庫、報告庫、資源庫、指標庫等,將為企業降低管理的人工成本、減少人為錯誤、提高工作效率、推動企業管理變革等諸多方面帶來巨大價值新2国际。

總之新2国际,企業內控管理是一個體系,內控流程的建立與梳理,要落實到具體業務流程中,固化到企業的信息化系統中新2国际,才能在企業內控與運作效率之間更好地達到平衡。



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