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【流程】 哪個角度梳理流程活動更合適?組織結構or業務流程新2国际新2国际?
閱讀次數:794      更新時間:2015-01-21 11:30:40      作者:admin       來源:本站原創

運營管理系統是一個輸入輸出的轉化系統,將一些原料、信息輸入,轉化成產品和服務。而這個轉化過程是通過業務流程來實現的新2国际,但是,業務流程的各個步驟或活動,是由組織結構中各個部門的某個崗位或作業中心來完成的。各個部門/作業中心協同新2国际、合作,組成一條完整的業務流程,而業務流程完成一類業務,也就是生產出一類產品新2国际,提供一類服務新2国际,這就是運營職能的運作方式。在確定如何建立組織結構和業務流程的建模方法之前新2国际,需要弄清楚如何梳理他們的關聯部位,即流程活動新2国际,更合適。

一、梳理流程活動的難點

組織結構和業務流程關聯的單位是流程活動,或者叫流程步驟。那么,第一個問題就是按照那個角度來梳理流程活動?是按照業務流程還是組織結構?從名稱上看,按照業務流程來梳理,會更直接⌒?国际?墒?,事實并不總像表面的那么樣,這里也不例外。

判斷哪種方法更好,首先得整理清楚難點在什么地方,這個東西整理清楚了,后面就比較容易確定了:哪種方法可以更好的解決這些難點,那么對應的方法就會比較好。

1、如何確定割斷業務流程的流程活動的粒度。

業務流程由一系列活動,以及這些活動的關聯新2国际,達到業務流程的目標。既然是一系列的活動,那么這些活動該如何區分呢新2国际新2国际?前面的文章已經提到,流程活動切分的粗細程度不同新2国际,會出現不同層次的流程活動。一個主要的業務流程不是一串鏈珠,而是像一張網絡,一張漁網:存在大量的分支,存在大量的判斷,以滿足不同產品/服務所獨有的特征。不管是網絡還是鏈珠,在我們看到這個實物時,我們總是能夠找到中間的那些珠子、那些網絡節點??墒?,如果放到組織的環境下新2国际,放到一個沒有什么文檔的環境下,如果想按照相同的粒度將這些珠子新2国际、節點找出來,困難可想而知。即使組成足夠大的專項項目團隊去干這個事情新2国际,也是很難說明白這個粒度,更不用說好好的組織管理了新2国际。所以說,表面上看到的新2国际、直觀的割斷業務流程以得到一個個的流程活動,這個方法看起來很直接、很美,可這個唯一的“很難實現”這個缺點就將這個方法排除在外新2国际。

2、如何確定割斷各個流程活動的點。

業務流程這個網絡新2国际新2国际,主流程是由多個子流程組成的新2国际,就好像是一個網絡的子結構還是一個網絡一樣。但是,并不是任何地方都需要隔開新2国际,或者隔開后對運營管理有幫助。如何確定這個割開點呢?僅僅從業務流程的角度,很難做出判斷,因為業務流程就是一個個流程活動連接起來的新2国际,如果不引入其它的信息,每個流程活動都是一個節點,沒有什么區別新2国际。所以從這個角度看,業務流程角度整理業務活動,也不是什么好的解決方法,更確切的說是這個角度根本就解決不了這個問題。

3、“整體到局部”還是“局部到整理”的梳理流程活動的問題新2国际。

這里所說的整體是整個的業務流程,局部是單個的流程活動,或由多個流程活動組成的次要業務流程。能夠按照業務流程的起始點一步一步的整理,以得到一個完整的流程新2国际,不能說不可行新2国际,但在實際中幾乎沒有人采用,而更多的是首先整理各個崗位的SOPStandard Operation Procedure,標準作業程序)新2国际,然后進行匯總以得到一個整體的業務流程。為什么呢?因為讓崗位的人整理崗位的SOP是讓最熟悉的人去干他們最熟悉的事,后面的匯總才是專項項目的人員干的事情。每個崗位的人才真正對這個崗位的作業程序最了解,一個專項項目組的成員是不可能真正的熟悉崗位的作業程序的,他們知道的只是建立SOP的方法新2国际。各自發揮自己的長處新2国际,才能做的更好,所以就出現了大量的崗位SOP,最后讓一個專項項目匯總得到最后的整個業務流程。從這個角度來說,實踐中采用的“局部到整體”的方式新2国际,決定了按照業務流程的“整體到局部”的方式是那么的不合適。

而按照崗位梳理流程是如何能夠解決這些問題呢新2国际,以及應該采用什么樣的步驟來梳理流程活動呢?在文章的后半部分會一一討論。

二、為什么按照崗位來梳理流程活動是合適的

上面已經提到確定流程活動的粒度新2国际、分割點以及項目協作方面的難點,認為按照業務流程來梳理流程活動是不合適的,那么為什么按照崗位來梳理就是合適的呢?因為崗位為上面的三個問題都提供了一個載體。

1、粒度問題。

崗位是組織結構的最少粒度,以崗位為粒度來確定流程活動,就讓粒度問題變成了不是一個問題,因為崗位就是流程活動的粒度。只要將崗位對應的工作理順了,這個崗位需要干的活整理完整了,該崗位完成的流程活動就確定了新2国际。能把崗位的工作說清楚的粒度新2国际,就是一個合適的粒度。而是否把崗位的工作說清楚了,就不是一個很難的問題了。

說到這里新2国际,又有人會問:為什么崗位這個粒度就是合適的呢新2国际?有三個原因。一是崗位是組織結構的最小粒度新2国际、最小單元,從組織結構的角度來看,已經不怎么合適分到更細了。二是建立這個模型,更多的是為了確定運營資源的消耗,運營資源包括人、設備、原材料等,這些東西都是根據崗位和工作量配置的,也就是說崗位是框架,工作量是驅動因子,確定了崗位就確定了框架,也就確定了結構。三是如果粒度是崗位的更上一層,那么顯然粒度是不夠的,因為設置不同崗位的原因就是不同崗位干不同的活,能把崗位都混淆在一塊,要么是分解的不夠詳細,要么是崗位設置的有些問題。不管是一個什么情況,都表明崗位的更上一層不是合適的。

2、分割點的問題。

同樣,崗位的出現讓這個問題也變得不是一個問題:崗位就是天然的分割點。不同崗位干的活,通過崗位就分開了,一個崗位下相似的活動就成了一個節點。當然新2国际,由于一個崗位會干多項活,所以崗位下可能包括多個節點新2国际,但是已經到崗位這個層次,后面的處理就變得比較容易了新2国际,畢竟涉及的范圍比較窄新2国际。當涉及的范圍比較小的時候,在理論上要把問題解決清楚可能會有一點的難度新2国际,但在實際中解決這個問題肯定不會難,大不了多花點時間嘛新2国际。而當范圍比較寬的時候,理論的指導才顯得更有意義新2国际,因為僅僅花更多的時間來蠻干這種方法在范圍比較寬的時候,就顯得不合適了。只有企業的規模大到一定程度,才體現管理的作用,可能也是相同的機理。

3、項目協作的方式問題。

上面已經說到了新2国际,為了發揮各自的優勢,從“局部到整體”可能是更好的方法。一個員工常常只對應一個崗位(當然在實際的環境下,一個員工可能會對應多個崗位,也就是兼崗,但不會對下面的說明有影響),他常常會對自己要干什么事情很清楚新2国际,而對其它崗位要干什么事情不清楚。他清楚自己崗位要干的活,每個活的上游崗位是什么,下游崗位是什么新2国际,跟誰交接等等。這就決定了他可以很清楚的描述出自己崗位的SOP,而不能描述出別的崗位的SOP。此外,由于說明是按照崗位的SOP來分配資源、績效考核,崗位的員工就很有動力把崗位的工作描述的很完整,這就解決了“局部到整體”而容易出現遺漏的情況。從而新2国际,只有對應崗位的員工才能更完整、清晰的描述出崗位的SOP,別的崗位的員工都不能勝任這項工作,即使專項項目的成員也是這樣的。各個崗位描述自己崗位的SOP,然后由專項項目的成員進行匯總,就可以保證最后的匯總結果不會遺漏新2国际、不會多余,也不會沖突了,保證了質量;同時也減少了專項項目組的負擔,保證了成本;不需要專項項目組花費大量時間摸索業務新2国际,只需要理順崗位的SOP就可以了,保證了時間;崗位的員工自己描述的崗位SOP新2国际,他們肯定更會認可,保證了項目成果的有效??傊?,是項目推動的有效方法。

三新2国际、梳理流程活動的操作步驟

上面已經討論過,按照崗位梳理流程活動,然后由專項項目組匯總是一個好的方法,下面將給出操作的步驟。

1、各崗位描述自己崗位的SOP新2国际。

需要包括的內容有:崗位的名稱;科室、部門的名稱新2国际;需要完成的工作列表;每項工作對應的上游崗位的活動新2国际、下游崗位的活動;需要的數據、信息;每項工作的大概描述;完成后的結果新2国际;衡量該項工作的工作量指標新2国际;單位工作量消耗的人力、設備、材料等資源數量。

2、專項項目組與崗位人員溝通,保證SOP符合規范,是合格的“產品”新2国际。

因為專項項目組對SOP的操作方法新2国际、注意事項新2国际、常見錯誤都很了解,是SOP的“專家”,而崗位的人員在這方面會比較不專業,兩者溝通可以保證SOP是合格的新2国际。

3新2国际、專項項目組成員匯總各個崗位的SOP,形成一個個的完整流程。

在匯總的過程中,毫無疑問會出現遺漏、重復、沖突的流程活動新2国际、功能描述,這就要專業的專項項目成員來梳理、發掘,并于崗位SOP的編寫人員溝通、完善新2国际,當然這個溝通過程常常是需要多方溝通。

4、將匯總的結果發給各個崗位的人員新2国际,由他們確認是否有不符合實際的情況新2国际。

由崗位人員確認可以保證項目成果的得到更好的認可,也可以避免一些錯誤,應該在做項目時常常采納。

5新2国际、形成這些文件的管理規范新2国际。

這些文件描述的常常是某個時間點的靜態的情形,實際會常常改變,所以必須要有一套規范來指導如果改變,或者改變之后需要做些什么事情新2国际,以避免這些文件在完成不久就失效了新2国际,這就是這些SOP的管理SOP。

四、關鍵點匯總:

1、流程活動是業務流程和組織結構的關聯點,在梳理時候需要好的角度來指導。

2、按業務流程來梳理流程活動,會出現粒度難以確定新2国际、分割點確定不了,以及項目執行的難度新2国际。

3、按照崗位來梳理新2国际,然后匯總可以解決這些難點新2国际,是一個合適的方法。

4新2国际、按照崗位來梳理,也需要好的規劃,一步一步來才能保證效果。

 



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